Ledningsassistent för Ekonomi samt Strategi & Innovation - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker en flexibel och serviceinriktad ledningsassistent till en omväxlande och utmanande tjänst på Swedavia!

Din främsta uppgift är att assistera och underlätta dagen för vår CFO och vår direktör för Strategiska Initiativ och Innovation genom att planera, förbereda, koordinera samt skapa struktur i vardagen och i det administrativa arbetet.

Vi erbjuder dig en tjänst med stor variation där du ena dagen tar emot utländska kunder i terminal och nästa har möjlighet att driva mindre utvecklingsprojekt.


Dina arbetsuppgifter
Som ledningsassistent ingår du i enheten Ekonomi och Finans. Till största del stöttar du vår CFO som du är direktrapporterande till och del av tid stöttar du vår direktör för Strategiska Initiativ och Innovation. Du arbetar proaktivt, ger god service och uppmärksammar behov som du tar egna initiativ för att hitta lösningar till för att säkerställa att dagen för CFO och Direktör för Strategiska Initiativ och Innovation flyter på så smidigt som möjligt. 

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är:

• Samordna möteskalendern avseende såväl interna som externa möten och resor.
• Löpande prioritera och effektivisera det administrativa arbetet.
• Hantera/stödja i e-post- och brevkorrespondens.
• Administrera diverse dokument i och via Scrive.
• Koordinera och sammanställa material inför tex styrelse, utskottsmöten samt koncernledning, KL, Investeringar och Avtal, forum och andra förekommande interna och externa möten.
• Hantera, stötta och driva mindre utvecklingsprojekt.
• Koordinera arbetet med fasta externa möten och styrgrupper.
• Ansvara för gruppwebbplatser för Ekonomi och Finans samt Strategiska Initiativ och Innovation.
• Säkerställa att presentationsmaterial och annat relevant material är framtaget inför möten och aktiviteter.
• Administrera fakturor.
• Administrera tidrapporter/ledighetsansökningar och reseräkningar.
• Koordinera små och större konferenser/möten.
• Upprätthålla samt uppdatera distributionslistor.
• Boka resor.
• Stötta övriga assistentkollegor efter förfrågan och behov.

Tjänsten är hybrid med möjlighet att del av tid arbeta hemifrån.

Din profil
Du har högskoleutbildning eller annan relevant utbildning samt erfarenhet av arbete där en hög grad av service, sekretess och personlig mognad krävs. Meriterande med erfarenhet av liknande arbete i komplexa organisationer och en föränderlig miljö. Du har goda kunskaper i MS Office (Word, Excel, Powerpoint) och lätt för att sätta dig in i och använda nya system.

Då tjänsten innebär kontakt med både nationella och internationella kunder krävs mycket goda kunskaper i svenska samt affärsengelska i tal och skrift.

Som person är du uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och att göra det lilla extra är en självklarhet för dig. Du är trygg, har självinsikt, skiljer på personligt och professionellt och anpassar dig efter de situationer som uppstår. Då tjänsten är bred och dagen innebär många olika uppgifter behöver du vara flexibel samt har lätt att anpassa dig efter ändrade omständigheter. När problem uppstår ser du möjligheten att hitta lösningar och tar egna initiativ för att alltid ligga steget före.

Du är strukturerad och organiserar arbetet på ett effektivt sätt, och kan vid behov omprioritera dina uppgifter. Du är van att hantera många olika frågor samtidigt och uppskattar en händelserik arbetsdag. Vidare har du hög integritet, är pålitlig och hanterar konfidentiell information på ett professionellt sätt.

Du är utåtriktad och får energi av att umgås med andra, är social och tycker om att skapa nya kontakter och bredda ditt nätverk både inom och utom organisationen.

Om vi har fångat ditt intresse så tveka inte att skicka in din ansökan!