Ledningsstöd Operations STO - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

VI söker en driven och noggrann administrativt stöd till Operations STO med placering på Terminal 4. 
I denna roll ansvarar du för gemensamma uppgifter och är ett stöd för avdelningens samtliga ledare, vilket innebär både administrativa och operativa arbetsuppgifter. Det är en central och viktig roll med ett brett arbetsområde. 
Dina uppgifter är bland annat att vara ett stöd i praktiska frågor för avdelningens olika verksamheter, on-boarding av nya medarbetare inklusive planering av delar av deras upplärning. Därtill ingår i arbetet att lösa problem i våra IT-system, uppdatera intranätet samt att koordinera studiebesök, evenemang och andra händelser på avdelningen. Enklare ekonomi-administrativa sysslor som fakturaunderlag, kontering med mera ingår också. 

Dina arbetsuppgifter

I denna roll arbetar du med en mängd varierande arbetsuppgifter och är en koordinerande funktion där du bland annat är du kontaktperson för gentemot andra administrativa funktioner, samordning vid gemensamma möten säkerställande och felanmälan av IT-miljön och är i många ärenden första kontaktperson när ärenden eller frågor uppstår. 

För att hålla sig uppdaterad samt sprida kunskap om aktuella frågor inom ansvarsområdet och som kan komma att påverka Swedavias verksamhet är en viktig uppgift att kommunicera och administrera information - i såväl Scrive som i möten, vid interkommunikation och förberedande av information till gemensamma möten eller aktiviteter som anordnas av Operations.

Du hanterar även att underlätta för on - och - offboarding genom att till exempel hantera Badge- och nyckelhantering, behörigheter, beställning av utrustning, mailgrupper och telefonlistor med mera. Du agerar även samordnande för kontorsservice inkl. posthantering, kontorsförråd, pentryn, frukt på Terminal 4 och Operations STO:s egna lokaler.

Då rollen är bred kommer det även ingå andra arbetsuppgifter som är vanligt förekommande i verksamheten. 

Din profil

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och söker dig som är serviceinriktad och tycker om att jobba självständigt, med ett brett kontaktnät och i samarbete med många olika personer. Du tycker om att lösa problem, både med kort och lång framförhållning. Eftersom du kommer få ta del av stora mängder information behöver vi vara säkra på att du är pålitlig och kan värdera hur informationen ska hanteras. Du behöver vara väl bekant med Office-paketet för att kunna arbeta effektivt. 

Du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, har tidigare arbetat koordinerande och trivs i en roll där du får varierande dagar. Då vi är en internationell flygplats behöver du kunna uttrycka dig obehindrat på såväl svenska som engelska i såväl tal som skrift. Meriterande är om du har praktisk erfarenhet av deltagande i ledningsgrupp eller styrelsearbete.